Một doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển bền vững nếu như không có sự quản lý chặt chẽ bởi hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể gọi tắt là ERP. Vậy ERP là gì? Và tầm quan trọng của hệ thống ERP như thế trong doanh nghiệp? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé!
ERP – Enterprise resource planning software là gì?
Khái niệm cơ bản của ERP
ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, giúp nhà quản trị cấp cao (CEO, giám đốc) có thể hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp ra thành các phần nhỏ để quản lý. Ví dụ như quản lý nhân lực, quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý dự án,…
ERP được ví như phần mềm tất cả trong một ( All-in-one) thay vì doanh nghiệp phải đi thuê ngoài các công cụ phần mềm nhỏ trên thị trường cho các mục đích trên. Thì giờ đây tất cả các công cụ đó đều được hợp nhất trong ERP. Và nhà quản trị doanh nghiệp hoàn toàn có thể theo dõi được tất cả các hoạt động của doanh nghiệp mình.
Với hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP, nhà quản trị có thể
- Lập kế hoạch, chiến lược, dự án
- Kiểm soát dòng tiền
- Quản lý kho vận
- Quản lý bán hàng
- Quản lý nhân viên
- Quản lý khách hàng (CRM)
- Marketing Automation (Email, SMS,…)
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý ERP?
Tình hình triển khai ERP ở các doanh nghiệp SMEs Việt Nam
Thực tế cho thấy chi phí và thời gian triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như phạm vi triển khai. Theo nghiên cứu, những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP (bảng 1). Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các SMBs. Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài.
Tỷ lệ giữa chi phí cho một dự án ERP và doanh thu hàng năm của DN cũng là một thước đo đáng quan tâm. Kết quả nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ trung bình của tất cả các GP là 9%, với SMBs là 10,5% và với các tổ chức lớn là 4,9%.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo.
Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau.
Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện vay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, “rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP.
