Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt mới nhất 2020

cách gửi email hàng loạt là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google về chủ đề cách gửi email hàng loạt. Trong bài viết này, odoovietnam.com.vn sẽ viết bài Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt mới nhất 2020

3

Xem thêm : Tổng hợp các phần mềm quản lý khách hàng bằng access mới nhất 2020

Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt mới nhất 2020

email merge là gì?

mail merge là một tiện lợi mở rộng dành cho Google Sheets, được sử dụng để trộn thư. Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của một thư và gửi cho nhiều người cùng một lúc. Bạn chỉ nên có một mẫu template với các trường thông tin cần điền (Tên, giới tính, yêu cầu,…), sau đó email merge sẽ tự động ghép thông tin dựa trên một danh mục đang có.

tiện lợi này sẽ rất hữu ích nếu bạn liên tục phải gửi mail giống nhau cho nhiều người, chỉ không giống nhau ở một số trường thông tin nhất định (thông tin người nhận, thời gian, địa điểm,…). Ví dụ: mail mkt, email mời phỏng vấn hay email send tới khách hàng trong các sự kiện.

cách setup và sử dụng mail merge

Bước 1: Thêm tiện ích email merge vào áp dụng Google Sheets.

• phương pháp 1: tải nhập bằng tài khoản Gmail của bạn và click vào link này để mở tiện lợi mail merge trong Chrome store. kế tiếp, nhấn vào biểu tượng free để thêm tiện lợi này vào tài khoản.

• hướng dẫn 2: mở một file Google Sheets > Add – ons > get add – ons > Trong ô search, nhập keyword email merge:

• Bạn sẽ thấy rất nhiều ứng dụng email merge được gợi ý, post này sẽ sử dụng tiện lợi email merge with attachment làm gợi ý. Nhấp vào ô “ + free ” để bắt đầu cài đặt.
• email merge sẽ cần sự cho phép của bạn để đủ sức hoạt động.

Xem thêm : Tổng hợp các phần mềm gửi tin nhắn hàng loạt trên máy tính mới nhất 2020

• click Allow để cho phép mail merge hoạt động.

***Lưu ý: Các vận dụng này thường sẽ hiển thị các yêu cầu truy cập dữ liệu của bạn. Bạn cần đọc kĩ những điều khoản này trước khi bấm nút chấp nhận, vì đây đều là những áp dụng được tăng trưởng bởi các bên thứ ba (third-party extension).

Bước 2: Tạo mẫu (template) email merge.

• Để bắt đầu chức năng trộn thư, trước hết bạn cần có một mục lục chứa các trường thông tin của người nhận. Bạn vào Add-ons > mail Merge with Attachments > Create Merge Template:

• Một file chứa các trường thông tin mẫu sẽ được tạo ra, chứa các cột bắt buộc như First Name, Last Name và email Address, File Attachments,v.v…. Tại đây, bạn cần điền thông tin của người nhận vào các cột tương ứng.

• Hoặc nếu bạn vừa mới có sẵn nhóm người gửi nhất định, bạn đủ sức dùng Import Google Contact. trước đây, bạn cần tạo nhóm trong Google Contacts. chọn nhóm chứa các địa chỉ mail mà bạn mong muốn dùng trong mục lục thả xuống và click vào Import Contacts. Sau đó nhấp vào dấu X ở góc trên bên phải để đóng hộp thoại.

Bước 3: Thêm tập tin đính kèm

• Một trong những mục bạn mong muốn tùy chỉnh trong mỗi email là file đính kèm. Bạn đủ sức đính kèm một file khác nhau vào mỗi mail bằng cách chèn link Google Drive.
  • Để sử dụng được điều đó, bạn mở một tab mới và đăng nhập vào Google Drive.
  • Upload file bạn mong muốn đính vào email. Bạn có thẻ dẫn file vào cửa sổ trình duyệt để tải chúng lên.
  • nhấn chuột phải vào file vừa được upload và lựa chọn quét shareable liên kết. (Vì cài đặt mặc định của các file trên Drive là chỉ mình bạn nhìn thấy được. Nếu muốn share cho người xung quanh, bạn cần phải bật chế độ share lên).
  • Trong hộp thoại pop-up, bạn hãy đảm bảo rằng thanh trượt liên kết truyền tải on vừa mới bật. Nếu chia sẻ link vừa mới được bật sẵn thì URL được tự động sao chép khi bạn lựa chọn lấy shareable liên kết.

• Quay trở lại trang tính mail Merge và sao chép link vào cột File Attactments cho người bạn muốn gửi file này. Bạn đủ sức send kèm các file không giống nhau đến mỗi liên lạc trong mục lục của mình. Để gửi nhiều file đính kèm trong một mail, bạn chỉ cần copy các URL đó vào trong ô và chia tách bởi dấu phẩy “,”.

Bước 4: Lên kế hoạch gửi email

• Cột Scheduled Data cho phép bạn chỉ định một ngày và thời gian để send email, đủ nội lực khác nhau cho mỗi người nhận. Để lên lịch gửi cho một mail, bạn nhập ngày và thời gian muốn, sử dụng định hướng mm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút) trong cột Scheduled Date cho mỗi địa chỉ. chức năng này rất hữu dụng khi bạn muốn send mail marketing và target đến khoảng thời gian mà mức độ test email của KH cao hơn bình thường (Ví dụ như cuối tuần thay vì thứ hai)
• Để send nhiều email ngay lập tức sau khi chúng được xây dựng, bạn để trống cột đó.

Bước 5: Thêm nội dung tùy chỉnh

Bên cạnh các trường thông tin tiêu phù hợp đã có sẵn trong mẫu email Merge, bạn đủ nội lực thêm các trường tùy chỉnh không giống.

ví dụ như: Địa chỉ email, giới tính, hướng dẫn xưng hô,…. Bạn đủ nội lực thêm nhiều cột vào trang tính để lưu giữ những thông tin đó. ví dụ dưới đây sẽ thêm cột tít.

Bước 6: Tạo mail trong Gmail

Đây là một trong những bước cần thiết nhất khi send mail hàng loạt – tạo mẫu email mà bạn muốn send đi:

• Bạn xây dựng một tab mới và tải nhập vào cùng một tài khoản Gmail mà bạn sử dụng cho trang tính email merge.
• nhấn nút Compose để soạn email:
  • Nhập đầu bài và phần thân của mail.
  • Để thêm các trường thông tin biến thể vào email như title và Last Name, bạn chèn sử dụng kí hiệu … …
  • Ví dụ: Title Last Name vào mail, bạn cũng đủ nội lực thêm các trường biến thể khác vào tittle mail.
  • Nếu bạn vừa mới thêm URL file đính kèm vào trang tính email merge thì bạn k cần thêm các trường biến thể vào email. Chúng sẽ được tự động phù hợp trong email.

Bước 7: Cấu ảnh email Merge

Quay lại trang tính email Merge, chọn Add-ons > mail Merge with Attachments > Configure mail Merge.

Nhập thông tin cho mail giống như tên đa số của người gửi, CC, BCC. Nếu địa chỉ mail của người gửi không giống với địa chỉ Gmail bạn đăng nhập thì lựa chọn địa chỉ mail từ danh mục thả xuống. Địa chỉ mail đang đăng được cũng được dùng giống như là địa chỉ trả lời (Reply-to Address), nhưng bạn đủ sức cải thiện điều đó. kế tiếp, bạn nhấn vào Continue.

Bước 8: gửi mail.

Bạn quay lại trang tính mail Merge và click vào Run mail Merge để khởi đầu send các mail. Nếu bạn đã thêm ngày và giờ trong cột Scheduled Date cho bất kỳ hoặc mọi liên lạc thì mail sẽ được send theo thời gian đó. mail cho những liên lạc không được lên lịch sẽ được gửi ngay lập tức. ngoài ra, bạn có thể thử gửi email để kiểm tra xem nó ntn trước bằng phương pháp bấm vào send a kiểm tra email.

Vậy là bạn vừa mới sử dụng xong các bước quan trọng để hoàn thành một plan send email hàng loạt. Nếu mới sử dụng lần đầu, đủ nội lực bạn sẽ mất thời gian cài đặt và sử dụng quen. Nhưng nếu đã thành thục, email merge tất nhiên là một tool không thể thiếu khi bạn muốn send mail một mình hóa (personalized email) cho người nhận. Đặc biệt với email marketing, việc đề cập đến tên hay gửi các file phù hợp với từng đối tượng sẽ tăng số lượng bấm và biến động lên rất nhiều.

Nguồn: https://gcloudvn.com