Cuộc sống hội nhập đòi hỏi các doanh nghiệp, công ty cần phải liên tục đổi mới, nâng cao chất lượng công việc, năng lực quản lý để theo kịp sự phát triển hiện nay. Giải pháp quản lý được xem là hiệu quả và tối ưu nhất hiện nay là sự ra đời của các thiết kế phần mềm. ERP ra đời tạo nên thành công cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp. vậy ERP là gì? Lợi ích của ERP với doanh nghiệp ra sao? Thiết kế phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp cụ thể qua bài chia sẻ dưới đây của chúng tôi.
Mục lục
1. Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP với một số người có thể vẫn là ẩn số nhất định. Thế nhưng, thực tế cho thấy nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã thành công và làm việc hiệu quả hơn khi đầu tư vào việc viết phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning, là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản trị kế toán, tài chính, bán hàng, nhân sự,…Hiểu đơn giản thì ERP chính là hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Nhìn chung, có thể thấy đây là phần mềm có chức năng tổng hợp tất cả các thông tin từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, đồng bộ trong một kho dữ liệu chung nhất và toàn diện nhất cho doanh nghiệp. ERP chính là phần mềm cho phép doanh nghiệp, tổ chức được tạo ra một hệ thống nhỏ phức tạp hơn với nhiều dữ liệu trên nhiều mảng: kế toán, thống kê, sản xuất, nhân sự, quản lý bán hàng,…
ERP hiện đang là phần mềm “hot” đứng đầu xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hệ thống quản lý doanh nghiệp này giúp tự động hóa mọi công đoạn từ cơ bản đến phức tạp. Thế nên ERP được đánh giá là có rất nhiều tính năng nổi trội và hữu ích.
2. Phần mềm quản trị ERP giúp gì cho doanh nghiệp?
2.1 Quản trị nguồn nhân lực tối ưu
Theo những chia sẽ từ Matt Long – CEO & Founder của Groove Technology Company ở Austraylia chia sẽ thì không phải dễ dàng để quản lý hàng chục, hàng trăm nhân sự cùng một lúc, nhất là với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Việc theo sát từng nhân sự như: giờ làm việc, ra về, khối lượng công việc, mức độ hoàn thành…là điều bất khả thi.
Thế nhưng với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Người quản lý có thể nắm bắt được khung giờ làm việc, chất lượng công việc của nhân viên,…Tất cả các công tác liên quan tới quản lý nhân sự cũng được cập nhật tự động hóa, kiểm soát và giải quyết các vấn đề nhanh chóng và dễ dàng.
Quá trình làm việc của nhân viên sẽ được quản lý tối ưu triệt để. Một số phần mềm quản trị ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ. Hơn thế, phần mềm còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu nhau.
2.2 Quản trị tài chính – kế toán
Người quản lý cần nắm được các chỉ số báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban để nắm được các thông tin tài chính của cả doanh nghiệp nên sự chênh lệch, thiếu đồng nhất là việc không thể tránh khỏi.
Với ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính đều sẽ được tổng hợp lại một cách đồng nhất. Dữ liệu sẽ được lưu trữ tại một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các bộ phận, chi nhánh. Tất cả thông tin liên quan đều được tự động hiển thị lại cho trùng hợp khi có sự thay đổi nào từ con số, giúp hạn chế những sai sót trong tài chính doanh nghiệp.
Với phần mềm ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để tổng hợp các số liệu, báo cáo. Thay vào đó, bất cứ khi nào người lãnh đạo muốn đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty.
2.3 Nâng cao năng suất làm việc triệt để
Trong quá trình vận hành sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì khối công việc càng nhiều, làm việc sẽ càng trở nên phức tạp hơn. Phần mềm ERP lúc này sẽ là một công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ chuẩn bị nguyên liệu tới thành phẩm,
Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất, thế nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng thời gian, tăng năng suất, giảm chi phí và giảm lượng nhân sự cần thiết trong công ty.
2.4 Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp
Khách hàng sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, thế nên các hoạt động chăm sóc khách hàng sau khi bán cần được coi trọng, khiến họ quay lại sử dụng sản phẩm của mình, trở thành đối tác quảng bá thương hiệu doanh nghiệp mình rộng rãi hơn nữa.
Phần mềm ERP giúp cho doanh nghiệp của bạn thực hiện tốt nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, chiếm được cảm tình trong lòng khách hàng.
2.5 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Nếu thực hiện kiểm kê thủ công, thực sự việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,…sẽ tốn rất nhiều công sức và thời gian. Thế nhưng, với phần mềm ERP, việc quản lý hàng tồn kho sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.
Hệ thống ERP giúp kiểm soát xem trong kho hiện còn bao nhiêu, hàng hóa nằm ở đâu, ra làm sao. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng hóa nhập vào phù hợp. ERP giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, thời gian nhập kho, đơn vị tính khác nhau, thời hạn sử dụng…
3. Các phần mềm ERP hiện nay tại Việt Nam
Hiện nay, trên thị trường Việt Nam có 3 loại phần mềm ERP cơ bản gồm:
Phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm này được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Từ các dữ liệu thu thập được kết hợp chuẩn mực, nghiệp vị đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tổng hợp và xây dựng nên mô hình tổng thể.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Phần mềm này được các nhà cung cấp thiết kế thích ứng với các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, bởi chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.
Thế nhưng, mức giá cho các phần mềm ERP viết theo yêu cầu của doanh nghiệp thường khá lớn nên kiểu phần mềm này thường phù hợp hơn với những doanh nghiệp có quy mô rất lớn.
Phần mềm ERP nước ngoài: Đây là phần mềm có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn. Tuy nhiên mức giá khá cao và nhiều phần còn chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước hiện nay.
Một số những thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài có thể kể đến như Oracle, SAP, Sage,…Đa số đều có chi phí rất cao so với các doanh nghiệp quy mô vừa ở Việt Nam.
Trong điều kiện cao cấp hơn, thì những phần mềm có sẵn trên thị trường có thể chưa thực sự phù hợp với mục đích của doanh nghiệp bạn, vào thời điểm đó bạn cần tham khảo các dịch vụ Cusom Software Development Service (phần mềm theo yêu cầu) tại các công ty lớn như: Groove Technology, Mona Media, TPPtechnology,…
4. Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp ở trong một số các tình huống như:
Doanh nghiệp thường xảy ra sai sót trong quá trình xuất/ nhập, chuyển dữ liệu, chẳng hạn như chênh lệch số lượng hàng tồn kho, nhầm lẫn thông tin hóa đơn, dịch vụ, sản phẩm bị khách hàng ruột than phiền.
Doanh nghiệp bắt đầu mở rộng khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
Doanh nghiệp hiện đang làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, kém hiệu quả.
Doanh nghiệp cần có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm triển khai phục vụ phần mềm và vẫn trả lương cho công nhân đều đặn. Tiêu chí nữa là doanh nghiệp cần đáp ứng sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
Hi vọng, với những chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thiết kế phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP và lựa chọn được phần mềm phù hợp với công ty mình nhé!
