Theo quy định, để sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, đơn vị bắt buộc phải sử dụng chữ ký số thay thế cho chữ ký tay và dấu đỏ. Tuy nhiên, sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Kế toán cần nắm rõ để đảm bảo hóa đơn điện tử được hợp lệ và có tính pháp lý.
1. Chữ ký số
Trong quá trình thông báo phát hành, khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp, tổ chức bắt buộc sử dụng chữ ký số để chứng thực. Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết luật thi hành giao dịch điện tử nêu rõ:
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
-
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
-
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số dùng để xác nhận những thông tin, nội dung trên hóa đơn, xác nhận quyền sở hữu và cam kết hóa đơn đó là do doanh nghiệp phát hành. Thông qua chữ ký số đảm bảo tối ưu cho sự an toàn và chính xác, độ bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu cao.
Chữ ký số là bằng chứng để xác nhận trách nhiệm với những nội dung mà doanh nghiệp đã thực hiện ký trên hóa đơn. Bên cạnh đó, chữ ký số cũng là công cụ để bên cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn.
Token được xem là một loại chữ ký điện tử và được tạo ra bằng việc biến đổi và mã hóa tất cả các thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp. Chữ ký điện tử được sử dụng để ký trên các loại tài liệu, văn bản, tờ khai,… khi doanh nghiệp, đơn vị thực hiện qua giao dịch điện tử.
Ngoài ra, Token còn giúp các giao dịch giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau thuận tiện, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý. Doanh nghiệp có thể ký hóa đơn, văn bản hay các giấy tờ dễ dàng mà không mất nhiều thời gian chờ đợi, tiết kiệm công sức và chi phí in ấn hồ sơ và việc đi ký kết các văn bản cũng được rút gọn.
2. Cách sử dụng chữ ký trên hóa đơn điện tử chi tiết
Để có thể sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử trước hết doanh nghiệp phải chuẩn bị các trang thiết bị và điều kiện cần thiết hỗ trợ thực hiện ký số thành công.
Các trang thiết bị và điều kiện để sử dụng chữ ký số:
Mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị các trang thiết bị và điều kiện để sử dụng chữ ký số bao gồm:
-
Chữ ký số còn hiệu lực sử dụng của doanh nghiệp (doanh nghiệp mua chữ ký số của các nhà cung cấp chữ ký số; nếu chữ số hết hạn sử dụng cần liên hệ với nhà cung cấp để được gia hạn).
-
Máy vi tính/ laptop đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token và có kết nối mạng Internet.
-
Phần mềm hóa đơn điện tử đã cài đặt, kích hoạt và có tài khoản đăng nhập.
Lưu ý: Trước khi tiến hành ký số doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận.
Cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử E-invoice
Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị trang thiết bị và các điều kiện cần thiết có thể tiến hành tạo lập và ký số trên hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Đăng nhập tài khoản
Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt trên máy vi tính tại doanh nghiệp theo tài khoản đã lập.
Bước 2: Tạo lập hóa đơn điện tử
Sau khi đăng nhập thành công, kế toán thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử, nội dung hóa đơn theo đúng quy định về hàng hóa, số lượng và thuế,…
Bước 3: Kiểm tra thông tin trên hóa đơn
Kế toán kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn đã lập để đảm bảo các thông tin được chính xác.
Tiếp theo, kế toán nhấn chọn mục “Xuất hóa đơn” trên giao diện phần mềm để chuyển đến mục ký điện tử.
Bước 4: Thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử
Khi hệ thống xuất hiện hộp thoại yêu cầu người dùng cắm chữ ký số, kế toán thực hiện cắm Token vào cổng USB, sau đó đăng nhập theo tên tài khoản và mật khẩu được cung cấp. Tiếp theo, hệ thống sẽ xác nhận cho những thông tin và nội dung của hóa đơn mà bạn vừa tạo lập, quá trình ký số hoàn tất.
Cuối cùng hệ thống phần mềm sẽ cung cấp bản thể hiện của hóa đơn điện tử vừa được ký số, doanh nghiệp hoàn thành bước xuất hóa đơn điện tử theo quy định.
3. Ưu việt khi ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được phát triển bởi Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Được xây dựng tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
E-invoice là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như: Samsung; Coca-Cola; Bigc; Toyota; Yamaha, Aeon Mall, Media Mart; Grab, DHL, Golden Gate.
Ngoài các tính năng cơ bản, E-invoice còn được thiết kế ứng dụng linh hoạt trên đa nền tảng công nghệ với nhiều tính năng nâng cao:
-
Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn trong doanh nghiệp;
-
Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý;
-
Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7;
-
Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mọi mô hình tổ chức;
-
Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn;
Đặc biệt, với tính năng cổng ký tiện dụng, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice có thể thực hiện xuất hóa đơn tại nhiều điểm mà chỉ cần sử dụng duy nhất một chữ ký số. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát lượng hóa đơn của các chi nhánh, cửa hàng, trên toàn quốc, mang đến nhiều thuận lợi khi làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí sản xuất kinh doanh.
Sử dụng chữ ký số dễ dàng trên hóa đơn điện tử là một trong những lợi thế đặc biệt mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình. Để được hỗ trợ tư vấn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Tổng đài 24/7: 19004767/ 19004768
Địa chỉ:
Hà Nội: Số 15, Đặng Thùy Trâm, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
TP. HCM: 33A, Cửu Long, P. 2, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin, Thủ Dầu Một, Bình Dương.
Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai.
Đà Nẵng: T4 – Tòa EVNGENCO 2, Số 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Khuê Trung, Cẩm Lệ,TP Đà Nẵng.
