Cách quản lý công nợ khách hàng bằng file Excel là một trong những cách thức theo dõi công nợ có hiệu quả tương đối tốt cho cửa hàng vừa và nhỏ. Để hiểu hơn về cách quản trị này, hãy cùng theo dõi bài đăng tiếp sau đây nhé.
Mục lục
Những mấu file quản lý công nợ bằng excel
Danh mục khách hàng
Phần đầu tiên của file chính là phần khai báo danh mục khách hàng. Với mục này cần bạn khai báo các thông tin sau:
- Mã khách hàng được mã hóa theo tên khách hàng hoặc được gọi đánh dấu theo số thứ tự.
- Tên khách hàng: là khách hàng hiện đang dùng sản phẩm của công ty. Và thêm mới nếu trong trường hợp khách là mới giao dịch.
- Địa chỉ liên hệ, số điện thoại…
- Mã số thuế (nếu có)
- Ghi chú nếu cần thiết
- Phần khai báo danh mục này bạn càng có nhiều thông tin khách hàng, thì bạn sẽ quản lý được chi tiết hơn.
Nhập liệu
Tiếp đến là phần nhập liệu trong file excel quản lý công nợ. Danh mục này cần bạn khai báo các thông tin và chỉ số sau:
- Ngày/tháng/năm phát sinh bán hàng hiện còn nợ chưa thanh toán hết.
- Số chứng từ được ghi nhận sau giao dịch bán hàng thành công.
- Nội dung: phần diễn giải trong bán hàng.
- Phải thu: là số tiền còn nợ của khách hàng
- Đã thu: là số tiền khách hàng đã ứng trả thanh toán.
- Mã khách hàng: Chọn khách hàng hiện đang nợ đã nhập trong phần danh mục khách hàng. Nếu khách hàng mới bạn thực hiện thao tác thêm mới.
- Tên khách hàng: với yêu cầu nhỏ này bạn có thể làm được. Nếu bạn có chút hiểu biết về Excel thì chỉ đặt công thức sẽ tự động hiện ra.
- Ghi chú nếu cần
Báo cáo công nợ chi tiết
Với phần báo cáo chi tiết công nợ. Bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian. Đối với phần này, bạn có thể xem được công nợ chi tiết của từng khách hàng. Bạn theo dõi được khách hàng A lấy hàng ngày nào, tổng thu là bao nhiêu,,,một cách chi tiết và đầy đủ.
+ Các chỉ tiêu đưa ra:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng, địa chỉ liên hệ: sẽ được tự động cập nhật theo mã khách hàng bạn đã khai báo ở phần danh mục khách hàng trước đó.
- Ngày/tháng/năm ghi nhận có công nợ còn phải thu
- Số chứng ghi nhận nợ.
- Nội dung trong giao dịch bán.
- Phải thu số tiền còn nợ sau bán cần phải thanh toán của khách hàng
- Đã thu: số tiền đã thanh toán được tất cả hoặc một phần công nợ còn thiếu.
- Ghi chú nếu có
+ Muốn xem được báo cáo ở phần báo cáo chi tiết công nợ:
- Bạn chỉ cần thao tác đưa con trỏ chuột tới vị trí mã khách hàng và lựa chọn khách hàng cần xem.
- Đồng thời tại vị trí góc bên phải của file, bạn đưa con chuột vào vị trí lọc. Sau đó bạn chọn mã khách hàng cần lọc.
Vậy là bạn có thể vừa xem chi tiết đầy đủ thông tin của một trong tổng số các khách hàng bạn đang quản lý công nợ.
Vậy là bạn có thể xem đầy đủ thông tin mua hàng của một khách hàng mà bạn đang quản lý công nợ rồi
Báo cáo công nợ tổng hợp
Phần cuối cùng của file excel quản lý công nợ đó là tạo báo cáo và xem công nợ tổng hợp. Ở phần này bạn sẽ theo dõi được công nợ của từng người. Đế cuối tháng chốt công nợ phải thu, phải trả của khách hàng A, B,… là bao nhiêu, dựa trên tổng số lần xuất-nhập hàng.
Phần này yêu cầu chỉ tiêu đơn giản sau:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Tổng số tiền khách hàng còn nợ sau tất cả các lần bán hàng phần nhập liệu
- Đã thu: Tổng số tiền các lần đã trả của khách gộp lại
- Còn nợ: Tổng số tiền cần phải trả tiếp của tất cả các lần đã chưa thanh toán hoặc đã trả nhưng còn thiếu.
- Ghi chú nếu có.
Đề xuất liên kết trong quản lý kinh doanh tổng thể hiệu quả
- Mẫu quản lý kho, bán hàng
- File kế toán, quản trị
- Mẫu file nhân sự
- File kế hoạch, kinh doanh
- Mẫu Quản lý hợp đồng, khách hàng
- Quản lý dự án
Những nội dung cần thiết trong file quản lý công nợ bằng Excel
Rất nhiều công ty bán lẻ đã chuyển sang sử dụng ứng dụng quản lý vì thực hành các bước đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho sale. Bạn cũng có thể nhanh hơn đăng ký dùng thử không tính phí tại đây để tự nhận định giải pháp này nhé.
Để theo dõi công nợ bằng Excel đạt kết quả cao nhất, nhân viên cần phải nhập thông tin vào tệp một cách đủ đầy và rõ ràng nhất. Hãy cùng tìm đọc các thông tin cần thiết trong tệp file Excel quản lý công nợ để thực hiện ngành nghề tốt nhất.
Xem thêm: Chứng Khoán Nợ Là Gì?
- Tất cả thông tin khách hàng/nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số máy
- Thông tin về công nợ phải trả: Content nội dung công nợ, phải trả thời điểm đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân sự làm
- Tất cả thông tin công nợ phải thu: Content công nợ, phải thu thời điểm đầu kỳ, phải thu tăng, phải thu giảm, phải thu thời điểm cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân sự thực hiện
Các bước để tạo file quản lý công nợ trên Excel
Với cách quản lý công nợ bằng Excel free, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi công nợ phải thu, phải trả một bí quyết chi tiết nhất. Từ đấy sẽ đạt được những ra quyết định về công nợ chuẩn xác và đạt kết quả tốt. ngoài ra, bí quyết theo dõi công nợ trên Excel cũng khá dễ dàng và đơn giản, giúp chủ cửa hàng thuận tiện hơn khi quản lý.
Bạn thực sự có thể tham khảo những bước tạo tệp quản lý công nợ trên Excel sau để có thể ứng dụng thành đạt trong thực tế.
- Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel và tạo file mới
- Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã quý khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ thời điểm cuối kỳ
- Bước 3: nhập thông tin tương ứng vào những cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ thời điểm
Điểm yếu của quản lý công nợ bằng Excel
Tuy được ưa chuộng nhưng cách quản lý công nợ người tiêu dùng bằng Excel vẫn còn khá nhiều hạn chế. quan trọng ngày nay khi các công cụ sale có chức năng quản lý công nợ thành lập thì tệp Excel quản lý công nợ đã có mặt khá nhiều nhược điểm so sánh với phần mềm này.
- Không quản lý được lượng thông tin lớn: Khi shop hàng có lượng dữ liệu công nợ quá lớn, Excel sẽ gặp nhiều gian khó để quản lý và xuất hiện trạng thái giải quyết dữ liệu chậm.
- Theo dõi thông tin không thống nhất: Dữ liệu công nợ trong Excel không nên lưu trên một tệp Excel duy nhất mà phải lưu giữ trong nhiều tệp độc lập.
- Tính bảo mật không cao
- Khó dùng cho người chẳng rõ về Excel
Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý công nợ mới nhất 2020
Vì thế cho nên
rất nhiều shop bán lẻ đã chuyển sang dùng phần mềm quản lý vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho sale. Bạn cũng thực sự có thể tốc độ hơn đăng ký dùng thử không tính phí tại đây để tự nhận định giải pháp này nhé.
Khác với Excel, ứng dụng bán hàng có bố cụ và giao diện cực kì thân thiện với người dùng với những thao tác vô cùng đơn giản, giúp chủ shop hàng không gặp nhiều gian khó khi dùng. Khi quản lý công nợ bằng phần mềm sale, các dữ liệu về công nợ khách hàng/nhà cung cấp sẽ được lưu trữ trên một bộ máy độc nhất, từ đó việc theo dõi công nợ sẽ đơn giản và thuận lợi hơn cực kì nhiều.
Bên cạnh đó
bên cạnh đó phần mềm sale có chức năng xử lý lượng dữ liệu lớn với tính chính xác và hiệu quả cao. hơn nữa các phần mềm còn có được chuẩn xác an ninh cao với các dữ liệu luôn được bảo mật tuyệt đối.
Xem thêm: Những thương hiệu nổi tiếng đã thành công trong các năm qua
Hiện tại phần mềm quản lý công nợ quý khách hàng KiotViet đang có chương trình sử dụng thử tất cả các TÍNH NẲNG free. Bạn thực sự có thể đăng ký ngay tại ĐÂY để kinh nghiệm công dụng tận dụng của phần mềm.
bài đăng trên đã giúp các anh chị hiểu rõ hơn về cách quản lý công nợ bằng Excel cũng giống như các thực hành các bước để theo dõi công nợ bằng Excel tốc độ hơn, đơn giản nhất. mặc dù thế để dùng đơn giản và dễ dàng và tốt hơn, ứng dụng bán hàng có chức năng quản lý công nợ sẽ là sự sự chọn lựa phù hợp hơn dùng cho nhiều chủ tiệm hàng hóa.
Lời kết
Hy vọng bài viết tổng hợp các file quản lý công nợ bằng excel miễn phí mới nhất sẽ mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích và hãy cùng đồng hành với odoovietnam.com.vn ở những chuyên đề sau nhé !
Hồng Quyên – Tổng hợp
Tham khảo: (thuthuat.taimienphi.vn, kiotviet.vn, …)
