Cách tổ chức cuộc họp là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề cách tổ chức cuộc họp. Trong bài viết này, odoovietnam.com.vn sẽ viết bài viết hướng dẫn cách tổ chức cuộc họp mới nhất 2020.
Hướng dẫn cách tổ chức cuộc họp mới nhất 2020
Nếu bạn tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, người xung quanh sẽ tin rằng đây là một đơn vị tồi, buồn tẻ và không để ý đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với nhân sự rằng: “Đây là đơn vị tuyệt vời để làm việc”.
Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu để ý của những người tham gia. Dưới đây là một số lời chỉ dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả.
chuẩn bị cho cuộc họp
– định hình mục đích và những hiệu quả trông chờ. Biết những điều gì bạn vừa mới cố gắng để giành được bằng việc đơn vị họp.
– dựng lại đề tài và phương thức tốt nhất để bàn thảo cho mỗi chủ đề. Biết bạn mong muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp.
– xây dựng một chương trình được giới thiệu cẩn thận, về:
+ Thời gian khởi đầu và chấm dứt. Thời gian là tiền nong, vì thế phải lên kế hoạch một mẹo khôn ngoan.
+ dựng lại địa điểm họp.
+ danh mục những người tham dự và khách mời.
+ mục lục về vai trò của người tham gia và chờ mong gì từ họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập toàn bộ các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
+ sẵn sàng cấu trúc đàm đạo để giới hạn mục tiêu, đề tài và định dạng cuộc họp.
– Chuyển trước chương trình đó cho những người tham dự có thời gian lên plan và sẵn sàng cho cuộc họp.
– sử dụng cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và coaching vào đề tài tham dự bằng việc dùng sách, người phát ngôn, băng video. người khác tham gia sẽ dành thời gian của họ cho bạn, cho nên bạn phải mang lại cho họ điều gì đó.
– dùng các tool và hoạt động để sử dụng cho cuộc họp kết quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.
sẵn sàng để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)
– Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham gia của bạn là gì.
– Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.
– Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp.
– Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.
– Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình.
– Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.
nơi họp
– chọn nơi họp tiện nghi, quá đủ to và phục vụ cho mục tiêu.
– tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.
– đem lại sự mới lạ thêm vào.
– Có những phương tiện support và phương tiện học tập thêm vào.
– mãi mãi tạo ra một số điều khác biệt và độc đáo dù nhỏ. sử dụng cho họ vui khi họ đến.
Phân công người ghi chép biên bản về
– Những người tham dự
– Các chủ đề được luận bàn.
– Các quyết định chính.
– Các nhiệm vụ:
+ Ai cần để thực hiện nghĩa vụ – liệt kê các nhóm và các member bên ngoài.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của Nhiệm vụ.
+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.
Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là k kết quả và lãng phí thời gian. Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò rất quan trọng.
khởi đầu cuộc họp
– Truyền đạt về mục tiêu và kết quả đợi mong với toàn bộ những người tham dự.
– làm rõ nguyên nhân tham gia và các cuộc đàm luận được trông chờ.
– xây dựng các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và chấm dứt.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe ntn.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi member được trông đợi những gì.
+ Các đề tài tuyệt chiêu
– Thể hiện rằng bạn phân tích cao các ý tưởng, quan niệm và câu hỏi của họ.
Điều khiển cuộc họp
– Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong mẹo bạn share chúng.
– làm rõ và vạch ra những quan điểm chủ chốt.
– Hỏi những quan niệm không giống, bảo vệ những ý kiến mới.
– sử dụng kỹ thuật áp dụng trí tuệ tập thể.
– Hỏi những câu hỏi cởi mở để đề nghi các đóng góp.
– Giữ tụ hội vào các quan điểm, không phải vào người nói.
– Phân tool thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
– hội tụ vào các đề tài chương trình. Đừng lan man đề tài.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham gia nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao.
liên tục…
– Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe.
– Để người khác đem đến content, bạn chỉ dẫn cho công cuộc.
– Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính thiết lập.
– dùng chương trình để theo dõi hoạt động.
– làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
– tóm lược các điểm chính từng công đoạn và hỏi sự tán đồng.
– Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận giải.
Bế mạc
– Giúp các nhóm dựng lại các bước tiếp theo.
– nhìn thấy lại các nghĩa vụ kế tiếp đã được phân công. Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
– Kết bàn luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của group
– cám ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
Sau cuộc họp…
– đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải thiện?
– Lên plan sau cuộc họp.
– dùng các ghi chép và ấn tượng của bạn, tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp. sử dụng các lời đánh giá, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
– Phân phát các ebook cho all những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức.
– Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.
Nguồn: http://www.misa.com.vn/
