Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu về chi phí, quản lý hóa đơn dễ dàng. Tuy nhiên, trường hợp lộ thông tin, mất dữ liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp vẫn có thể xảy ra. Vậy giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật nào giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro này?
Mục lục
1. Những rủi ro về thông tin trong lưu trữ hóa đơn điện tử
Hiện nay, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở nên phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp ở nước ta. So với việc áp dụng hóa đơn giấy thì áp dụng hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: bảo mật thông tin; truy xuất hóa đơn dễ dàng; tiết kiệm chi phí quản lý, lưu trữ hóa đơn; chống làm giả hóa đơn…
Bên cạnh những ưu điểm, sử dụng hóa đơn điện tử vẫn có những rủi ro nhất định. Các vấn đề lộ thông tin do bảo mật kém, mất dữ liệu do hỏng máy, do virus xâm nhập khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng.
Theo quy định của Luật Kế toán các dữ liệu hóa đơn phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm ngay cả khi các giao dịch đã hoàn tất và kết thúc nhằm phục vụ cho quá trình thanh tra sổ sách của cơ quan thuế, tra cứu thông tin mua bán của doanh nghiệp… Với thời hạn lưu trữ này sẽ có rất nhiều các vấn đề có thể xảy ra, vì vậy doanh nghiệp cần có những giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn và bảo mật tối ưu nhất.
2. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp luật
Để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật, đầu tiên phải đáp ứng những quy định của Pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử. Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”
Như vậy, doanh nghiệp là bên mua hoặc bên bán bắt buộc phải đáp ứng được những quy định cơ bản bao gồm:
-
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Kế toán;
-
Sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
3. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một tổ chức trung gian. Các file hóa đơn điện tử sau khi lập sẽ lưu song song dưới dạng 2 file XML và file thể hiện nội dung hóa đơn với hình thức phổ biến nhất là PDF, trong đó:
-
File XML là bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, chứa đầy đủ dữ liệu hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa.
-
File PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn, tương tự như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.
Do đó, doanh cần có các giải pháp lưu trữ cả hóa đơn mua vào và hóa đơn bán ra một cách khoa học, đảm bảo an toàn thông tin.
Giải pháp lưu trữ dữ liệu hóa đơn tại doanh nghiệp
Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng. Đối với việc lưu trữ hoá đơn điện tử mua vào và hóa đơn bán ra doanh nghiệp có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, ổ cứng, máy vi tính, Cloud,… Doanh nghiệp chỉ in hóa đơn chuyển đổi trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để quyết toán nội bộ và kẹp chứng từ.
Lưu ý khi lưu các hóa đơn mua vào và bán ra trên các thiết bị lưu trữ, kế toán nên mã hóa các thông tin theo mã số thuế hoặc một tiêu thức đặc biệt nào đó. Ngoài ra, kế toán nên đặt mật khẩu truy cập vào các file dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
Giải pháp lựa chọn đơn vị trung gian và sản phẩm uy tín
Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính, sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, hoặc lộ thông tin hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm trong việc triển khai hóa đơn điện tử và có các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tối ưu bảo mật
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) với hơn 18 năm hình thành và phát triển, trở thành một trong những đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,…
Hiện nay, ThaisonSoft là đơn vị cung cấp sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử cho trên 100.000 doanh nghiệp, tiêu biểu như: Samsung, Coca-Cola, Grab, Toyota, Yamaha, Honda, Big C, Aeon Mall, Mediamart, DHL, Golden Gate,…
Không chỉ có nhiều kinh nghiệm triển khai phần mềm hóa đơn điện tử ThaisonSoft còn được tổ chức kiểm định quốc tế TÜV NORD trao chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 – Tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống quản lý an ninh dữ liệu quốc tế. Theo đó, mọi thông tin, dữ liệu của khách hàng đều được bảo mật và lưu trữ theo một quy trình vô cùng khắt khe.
Về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, đây là phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá cao về tính năng bảo mật và độ an toàn. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice bảo mật nhiều lớp trong đó lớp bảo vệ bằng công nghệ Blockchain – Công nghệ hiện đại bậc nhất hiện nay được áp dụng cho các phần mềm hóa đơn điện tử đã giải quyết triệt để tình trạng đánh cắp hoặc bị mất dữ liệu.
Với nhiều thuật toán phức tạp, Blockchain được coi như một “bức tường thép” ngăn chặn và vô hiệu hóa sự can thiệp nhằm thay đổi dữ liệu trên hóa đơn. Mọi thao tác chỉnh sửa trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đều phải được tất cả các bên tham gia hệ thống kiểm tra và xác thực.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn được đánh giá cao về tính ổn định khi có thể ngăn chặn sự tấn công của các virus độc hại và các hacker. Mỗi khi có sự thay đổi công nghệ, phần mềm sẽ tự động nâng cấp để cập nhật tính năng mới đáp ứng những thay đổi chống lại sự xâm nhập khả nghi.
ThaisonSoft và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice mang đến giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật, giúp Quý doanh nghiệp có thể an tâm trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh. Để biết thêm chi tiết về sản phẩm và hỗ trợ cài đặt dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Trụ sở: 15 Đặng Thùy Trâm, Bắc Từ Liêm, Hà Nội (024.37545222).
VP TP.HCM: 33A Cửu Long, phường 2, Tân Bình, TP.HCM (028.35470355)
VP Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI, Bình Dương (0274.3848886)
VP Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà (0251.8871868)
VP Đà Nẵng: Tầng 4 toà EVNGENCO 2, 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh (0236.3868363)
Hotline: 19004767 – 19004768
